Réserver et préparer la visite
Vos utilisateurs organisent l’espace dont ils ont besoin et la venue de leurs invités dans un parcours connecté.
Gately Business · Coworking et centres d’affaires
Vos membres réservent la salle. L’accueil sait qui vient.
Une salle de réunion ou un espace de coworking se réserve, puis les invitations se partagent dans le même parcours. À l’arrivée, l’accueil retrouve la réunion et ses invités, et enregistre la visite selon les procédures du centre.
Pour les opérateurs de coworking, de bureaux partagés et de centres d’affaires.
Le trajet d’une réunionDonnées de démonstration
- Membre · Atelier Nova09:12Salle Atlas réservéeRéservation
Salle AtlasMardi · 10:00–11:30 - Invités09:132 invitations partagées
- Salma B.
- Karim T.
- Accueil09:56Salma B. attendue en Salle AtlasArrivée enregistrée
- Gestion du centre09:56Visite ajoutée à l’historique
Réservation → invitation → accueil
La visite commence avec la réservation.
- 01
Réserver un espace
L’utilisateur réserve une salle de réunion ou un espace de coworking proposé sur le site.
- 02
Préparer les invités
La réservation s’inscrit dans un parcours connecté aux invitations des visiteurs attendus.
- 03
Accueillir les visiteurs
L’accueil retrouve les invitations pour recevoir les invités selon les procédures du centre.
- 04
Retrouver le passage
Les personnes autorisées consultent les événements de visite enregistrés dans leur périmètre.
Borne d’accueil · Visiteurs sans invitation
Les visiteurs sans invitation ont aussi leur parcours.
Une visite qui n’a pas été annoncée ? Le visiteur renseigne sa fiche via le QR affiché à l’accueil ou sur la borne. Votre équipe prend le relais auprès de l’entreprise ou de la personne visitée.
Le visiteur se présente. Votre équipe garde la main sur l’admission.
Voir ce parcours en démo
Le visiteur commence sur son téléphone.
Il scanne le QR affiché et renseigne sa visite. La saisie sur la borne reste accessible s’il n’a pas de téléphone.
L’accueil retrouve les fiches et prend le relais.
Votre équipe voit l’entreprise et la personne visitée, distingue les visiteurs attendus et prend en charge les arrivées imprévues.
Interfaces Gately capturées avec des données de démonstration · en français.
Pour vos utilisateurs et votre équipe
Un espace réservé. Une arrivée préparée.
Donner le relais à l’accueil
Les invitations préparent l’arrivée des visiteurs. Votre équipe retrouve les personnes attendues au moment de les recevoir.
Garder une trace consultable
Les événements de visite enregistrés restent consultables par les personnes autorisées, au-delà du moment de l’accueil.
Une réservation ou un événement enregistré ne prouve pas à lui seul la présence physique d’une personne.
Dans votre centre
Un périmètre clair, avant la mise en place
Comment les visiteurs non annoncés sont-ils traités ?
Le visiteur peut renseigner sa visite sur son téléphone via le QR affiché à l’accueil, sans compte ni application, ou directement sur la borne en mode complet. L’accueil vérifie la fiche et prend en charge la demande avant que la personne visitée soit sollicitée. L’équipe enregistre ensuite la décision selon les procédures du site.
La borne remplace-t-elle l’équipe d’accueil ?
Non. La borne aide le visiteur à renseigner sa fiche sur une tablette ou sur son téléphone via un QR affiché à l’écran. Une connexion internet et une équipe d’accueil restent nécessaires. La fiche et la réponse de l’hôte ne déclenchent pas l’ouverture d’une porte.
Quels espaces peut-on proposer à la réservation ?
Gately propose notamment des modèles prédéfinis pour les salles de réunion et les espaces de coworking. Le périmètre à mettre en place dépend des espaces proposés par votre centre.
La réservation est-elle reliée aux invitations ?
Oui. Gately relie la réservation d’un espace aux invitations et à l’arrivée des invités. La démonstration permet de parcourir ce fonctionnement avec votre équipe d’accueil.
Quel équipement faut-il à l’accueil ?
Gately Business fonctionne depuis le web, notamment sur un ordinateur d’accueil avec un lecteur QR connecté. Une connexion internet est nécessaire.
Quel périmètre couvre cette solution ?
Cette solution porte sur la réservation des espaces et l’accueil des visiteurs. La gestion des abonnements des membres, la facturation, les paiements et les intégrations à vos outils doivent être examinés séparément : cette page ne les inclut pas dans le périmètre présenté.
La réservation ouvre-t-elle les portes ?
Non. L’admission suit les procédures du site. Gately ne commande pas les portes, barrières ou tourniquets.
Voyons le parcours d’une réunion dans votre centre.
Partons de vos espaces, de vos utilisateurs et de votre accueil pour vous montrer la réservation et l’arrivée des invités. Nous préciserons ensemble le périmètre et les conditions commerciales.
Vous gérez un immeuble de bureaux avec plusieurs entreprises ? Découvrir cette solution.