Préparer l’arrivée, plutôt que chercher au dernier moment
L’invitation renseigne la visite avant l’arrivée. L’équipe d’accueil retrouve qui est attendu et dans quel contexte, sans partir d’un message dispersé.
Gately Business · Sièges et bureaux
Vos collaborateurs invitent. Votre accueil sait qui est attendu.
Vos invités ne devraient pas avoir à refaire toute leur présentation au comptoir. Vos collaborateurs préparent l’invitation ; l’accueil retrouve la visite annoncée et enregistre l’arrivée selon vos procédures.
Le trajet d’une visiteDonnées de démonstration
- Équipe Achats08:15Invitation préparée pour Omar D.Invitation
Omar D.
- Accueil principal09:002 visites attendues ce matin
- 09:30Omar D. · Atelier Nacre
- 10:00Lina S. · Cap Logistique
- Accueil09:27Pass QR d’Omar D. vérifiéArrivée enregistrée
- Services généraux09:27Visite ajoutée à l’historique
Ce que cela change
L’accueil fait partie de l’expérience de vos visiteurs.
Retrouver un passage, sans feuilleter un registre
Les personnes autorisées consultent l’activité enregistrée pour rechercher une visite, sans reconstituer le parcours à partir de plusieurs registres ou messages.
Consulter les informations selon son rôle
Le visiteur présente son propre pass. Les équipes consultent les informations dans leur espace, selon leurs droits, au lieu de faire circuler un registre ouvert au comptoir.
L’historique reflète les événements enregistrés. Il ne prouve pas à lui seul une présence physique.
De la préparation à l’accueil
Les informations de visite suivent le visiteur.
Préparer
Le collaborateur renseigne la visite et partage l’invitation depuis le web.
Présenter
Le visiteur reçoit un lien ou un pass QR à présenter à son arrivée.
Vérifier
L’équipe d’accueil vérifie l’invitation depuis le poste de réception. L’admission suit les procédures de votre entreprise.
Consulter
Les personnes autorisées retrouvent les événements enregistrés dans leur périmètre.
Borne d’accueil · Visiteurs sans invitation
Pas d’invitation ? L’accueil prend le relais.
Le visiteur renseigne sa visite sur son téléphone via le QR de la borne, ou sur la tablette. L’accueil retrouve les informations et prend en charge la demande auprès du collaborateur visité, selon vos procédures.
Le visiteur se présente. Votre équipe garde la main sur l’admission.
Voir ce parcours en démo
Le visiteur commence sur son téléphone.
Il scanne le QR affiché et renseigne sa visite. La saisie sur la borne reste accessible s’il n’a pas de téléphone.
L’accueil retrouve les fiches et prend le relais.
Votre équipe voit l’entreprise et la personne visitée, distingue les visiteurs attendus et prend en charge les arrivées imprévues.
Interfaces Gately capturées avec des données de démonstration · en français.
- 01
Le visiteur se présente
Il choisit l’entreprise, indique la personne recherchée si elle est connue et renseigne ses coordonnées et le motif.
- 02
L’accueil prend en charge
La fiche arrive au poste d’accueil. Votre équipe la vérifie avant de solliciter la personne visitée.
- 03
La réponse est suivie
L’accueil suit la réponse, ou l’absence de réponse, et applique les procédures du site.
- 04
La décision est enregistrée
L’accueil enregistre l’admission ou le refus. Remplir la fiche ne vaut pas autorisation d’entrer.
Les visites annoncées, côté accueil.
L’accueil retrouve les visites préparées et enregistre les arrivées selon vos procédures.
Les portes et barrières restent gérées par les dispositifs du site.
Dans votre entreprise
Les questions pratiques, avant la mise en place
Comment les visiteurs non annoncés sont-ils traités ?
Le visiteur peut renseigner sa visite sur son téléphone via le QR affiché à l’accueil, sans compte ni application, ou directement sur la borne en mode complet. L’accueil vérifie la fiche et prend en charge la demande avant que la personne visitée soit sollicitée. L’équipe enregistre ensuite la décision selon les procédures du site.
La borne remplace-t-elle l’équipe d’accueil ?
Non. La borne aide le visiteur à renseigner sa fiche sur une tablette ou sur son téléphone via un QR affiché à l’écran. Une connexion internet et une équipe d’accueil restent nécessaires. La fiche et la réponse de l’hôte ne déclenchent pas l’ouverture d’une porte.
Quel équipement faut-il à l’accueil ?
Gately Business s’utilise depuis le web, notamment avec un ordinateur d’accueil et un lecteur QR connecté. Une connexion internet est nécessaire.
Peut-on préparer les visites des prestataires ?
Une intervention ponctuelle ou récurrente peut faire l’objet d’une invitation. Ce parcours couvre la visite, sans remplacer la gestion des habilitations, permis ou formations.
Gately ouvre-t-il les portes ou les barrières ?
Gately aide l’équipe à vérifier et enregistrer la visite. Il ne commande pas les portes, barrières ou tourniquets.
Est-ce un outil de pointage des salariés ?
Les collaborateurs invitent les personnes qu’ils attendent. Gately Business ne sert pas à mesurer leur présence ou leur temps de travail.
Définissons le périmètre de votre site.
Un accueil unique, plusieurs bâtiments ou plusieurs sites : partons de votre organisation actuelle. Les grands sièges multi-bâtiments et les portefeuilles de sites font l’objet d’un devis adapté.
Consulter les conditions BusinessVoyons le parcours de vos visiteurs.
Présentez-nous votre accueil et la façon dont vos collaborateurs annoncent leurs visites. Nous pourrons vous montrer le parcours adapté.
Vous gérez plutôt un accueil partagé entre plusieurs entreprises ? Voir les immeubles de bureaux.